Створена нова підсистема ведення документів в електронному вигляді з електронно-цифровим підписом (ЕЦП)
Згідно з новою редакцією постанови Правління НБУ від 12 грудня 2002 року № 502 «Про затвердження Інструкції про порядок організації та здійснення валютно-обмінних операцій на території України та змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України» (розділ ІІ пункт 13, розділ ІІІ пункти 7, 8) та Законів України «Про електронний цифровий підпис» та «Про електронні документи та електронний документообіг» в програмному комплексі реалізована підсистема для:
- створення електронних документів та накладання на них ЕЦП;
- зберігання документів в базі даних програмного комплексу;
- доступу до документів з накладеними ЕЦП.
Підсистема реалізована з наступною функціональністю:
- Адміністратор ПК:
- надає кожному користувачу системи ключ ЕЦП для накладання підпису на електронні документи;
- відмічає документи, які мають зберігатися в електронному вигляді.
- На робочому місці касира кожний користувач, що має ключ, при формуванні звітності за результатами поточної роботи при створенні документів:
- один раз активує ключ ЕЦП з перевіркою пароля та актуальності всіх сертифікатів;
- формує відмічені адміністратором документи, на них автоматично накладається ЕЦП та вказуються реквізити ключа в наступному вигляді (підписувач, сертифікат, термін його дії).
Створений документ заноситься до бази даних. Електронно-цифровий ключ доступний користувачу на будь-якому робочому місці, зареєстрованому в програмному комплексі.
- В підсистемі back—office відповідальні працівники мають доступ до сховища електронних документів, що створені в підрозділах, до яких він має права.
У користувача є три функції:
- перевірка ЕЦП документу власним ключем;
- відкриття документу програмою перегляду, встановленою за замовченням в операційній системі для кожного типу документу (xls, рdf та ін.)
- експорт документів та їх підписів до вибраного каталогу.
Підсистема підтримує ключи всіх центів сертифікації. На поточний момент актуальний реєстр сертифікатів відкритих ключів представлений на сайті Міністерства юстиції України https://czo.gov.ua/ca-registry.
Переваги підсистеми ведення документів в електронному вигляді:
- економія часу при операційних діях касирів;
- надійне зберігання та 100% доступність в будь-який момент часу до оригінального документу;
- економія паперу та ресурсів принтеру;
- відсутність необхідності зберігання архіву паперових документів.